ついでに、送信時に自分の名前も「○○会社　○○」と表示されるよう、設定をしておくと良いでしょう。

・メールソフトを使いこなしておこう

メールソフトの設定をいろいろ変更することで、相手方に「この人は細かいところまで気を配れる人だな」という印象を持ってもらえるようになります。また、パッと見て「誰から誰へのメールなのか」がわかりやすくなるので、忙しいビジネスパーソンに時間を割いてもらいやすくなります。

■題名だけで内容がわかるメール

ビジネスメールの理想は、題名だけで内容がわかる状態です。例えば「【ご連絡】○月△日の打ち合わせ場所につきまして（○○会社　△△）」といったものです。メールを開くまでもなく、「あの打ち合わせの場所はこのメールを見ればわかる」ということを伝えられますよね。

メールで心がけるべきことは、相手にとっての読みやすさです。それこそ一日に何百通も受け取るような人であれば、いちいち開いて見ていられません。そんな人にも確実に連絡が伝わるようにするには、パッと見て内容がわかるように心がける必要があるのです。と言っても、簡潔にするあまり、いざメールを開いたら本文が箇条書きだけ、なんていうのはやり過ぎでしょう。「お手数ですが」とか「大変恐縮ですが」といったクッション言葉を入れつつ、サラッとまとめるようにしましょう。

・メールは簡潔に！　クッション言葉をうまく使って配慮も

メールの本文は、読みやすさを追求しましょう。どこかで誰かに転送される場合もあるので、私的な内容を同じメールに入れないよう注意しておくと良いでしょう。メールに慣れてくると、署名をこったものにしたくなりますが、どんな署名を入れると良いのか他の人の署名を見て徐々に決めていきましょう。

ビジネスメールでは、見やすさが大切です。大事なことは口頭でも伝えるなど工夫して、上手にメールを使えるように、いつも気を配りたいですね。

（ファナティック）