ビジネスに欠かせないツールとなったメール。プライベートでも使うツールだからこそ、ビジネスマナーを意識しなければなりません。これから社会人になる人に向けて、覚えておいた方が良いマナーをご紹介します。実際に配属された職場によってはもっと簡略化していたり、テンプレートを多用することを推奨されていることもありますが、まずは基本マナーを身に付けましょう。社外の相手とやり取りをするならなおさら、押さえておきましょう。
■まず考えたい！「それはメールで言うべきこと？」

一日に何百通も受け取るメール。その中で本当に必要なメールはどれだけあるでしょうか？　メールを送る際、はじめに考えたいのは「メールで言うべきことなのか？」です。

メールは便利なツールですが、何でもかんでもメールで送れば良いわけではありません。謝罪や緊急に確認したいときなどには、メールより電話の方が適切ですよね。「連絡した」という記録のためにメールを送ることはあっても、少なくとも同時に電話をして、概要は直接伝えるべきでしょう。

・メールは最重要ツールではないことを肝に銘じておこう

重要な内容であればあるほど、直接伝えに行ったり、電話で連絡することを怠ってはいけません。メールはあくまで記録用の手段として使い、急ぎの用件をメールだけで伝えないようにしましょう。

■宛先に「様」を付けよう

プライベートのメールで全く気を使うことがないのが「宛先欄」です。ビジネスマナーを意識するなら、宛先にちゃんと「様」が入っているかどうか確認しましょう。本文で「様」を付けることは誰もが気を使うところですが、宛先欄は案外盲点になりやすいです。

仕事でよくやり取りをする人なら、メールアドレスの登録時に、名前に「様」を付けて登録しましょう。登録に「様」を付けていると、宛先欄に表示される名前にも「様」が付くようになります。ついでに、送信時に自分の名前も「○○会社　○○」と表示されるよう、設定をしておくと良いでしょう。

・メールソフトを使いこなしておこう

メールソフトの設定をいろいろ変更することで、相手方に「この人は細かいところまで気を配れる人だな」という印象を持ってもらえるようになります。また、パッと見て「誰から誰へのメールなのか」がわかりやすくなるので、忙しいビジネスパーソンに時間を割いてもらいやすくなります。

■題名だけで内容がわかるメール

ビジネスメールの理想は、題名だけで内容がわかる状態です。例えば「【ご連絡】○月△日の打ち合わせ場所につきまして（○○会社　△△）」といったものです。メールを開くまでもなく、「あの打ち合わせの場所はこのメールを見ればわかる」ということを伝えられますよね。

メールで心がけるべきことは、相手にとっての読みやすさです。それこそ一日に何百通も受け取るような人であれば、いちいち開いて見ていられません。そんな人にも確実に連絡が伝わるようにするには、パッと見て内容がわかるように心がける必要があるのです。と言っても、簡潔にするあまり、いざメールを開いたら本文が箇条書きだけ、なんていうのはやり過ぎでしょう。「お手数ですが」とか「大変恐縮ですが」といったクッション言葉を入れつつ、サラッとまとめるようにしましょう。

・メールは簡潔に！　クッション言葉をうまく使って配慮も

メールの本文は、読みやすさを追求しましょう。どこかで誰かに転送される場合もあるので、私的な内容を同じメールに入れないよう注意しておくと良いでしょう。メールに慣れてくると、署名をこったものにしたくなりますが、どんな署名を入れると良いのか他の人の署名を見て徐々に決めていきましょう。

ビジネスメールでは、見やすさが大切です。大事なことは口頭でも伝えるなど工夫して、上手にメールを使えるように、いつも気を配りたいですね。

（ファナティック）