ビジネスに欠かせないツールとなったメール。プライベートでも使うツールだからこそ、ビジネスマナーを意識しなければなりません。これから社会人になる人に向けて、覚えておいた方が良いマナーをご紹介します。実際に配属された職場によってはもっと簡略化していたり、テンプレートを多用することを推奨されていることもありますが、まずは基本マナーを身に付けましょう。社外の相手とやり取りをするならなおさら、押さえておきましょう。
■まず考えたい！「それはメールで言うべきこと？」

一日に何百通も受け取るメール。その中で本当に必要なメールはどれだけあるでしょうか？　メールを送る際、はじめに考えたいのは「メールで言うべきことなのか？」です。

メールは便利なツールですが、何でもかんでもメールで送れば良いわけではありません。謝罪や緊急に確認したいときなどには、メールより電話の方が適切ですよね。「連絡した」という記録のためにメールを送ることはあっても、少なくとも同時に電話をして、概要は直接伝えるべきでしょう。

・メールは最重要ツールではないことを肝に銘じておこう

重要な内容であればあるほど、直接伝えに行ったり、電話で連絡することを怠ってはいけません。メールはあくまで記録用の手段として使い、急ぎの用件をメールだけで伝えないようにしましょう。

■宛先に「様」を付けよう

プライベートのメールで全く気を使うことがないのが「宛先欄」です。ビジネスマナーを意識するなら、宛先にちゃんと「様」が入っているかどうか確認しましょう。本文で「様」を付けることは誰もが気を使うところですが、宛先欄は案外盲点になりやすいです。

仕事でよくやり取りをする人なら、メールアドレスの登録時に、名前に「様」を付けて登録しましょう。登録に「様」を付けていると、宛先欄に表示される名前にも「様」が付くようになります。