プレゼンでよく使われるソフト、パワーポイント。資料作りの自由度が高いだけあって、どんなスライドを作ればプレゼンに効果的なのか、誰もが頭を悩ませています。そこで今回は、プレゼンの資料作りの基本について、まとめてみました。どんなプレゼンでも使える取り組み方がありますよ。

■「現状」＋「提案」の形を意識する

プレゼンの目的は何でしょうか。何らかの課題があって、それを解決する方法の一つを知ってもらって、ゴーサインを出してもらうためであることがほとんどでしょう。例えば新製品発表では従来製品との違いをアピールしたり、また例えば営業報告であれば現状分析と先の見通しも話しますよね。

これを、資料の全体構成とすると良いでしょう。つまり、「現状での問題、課題とその原因」と、「その解決策の提案と予想される結果」の2段構成です。あとは最初に導入を入れたり、まとめスライドを入れたりすると、もうプレゼンの形になります。

・「現状」＋「提案」の形にすることで、プレゼン全体で何が言いたいのかはっきりする

この構成がなされていると、プレゼンの説得力が増します。承認会議なら、承認者も理解しやすいでしょう。それに、もし何か検討モレがある場合に指摘してもらいやすくなるため、今後の仕事の流れが良くなるでしょう。

■グラフや図柄を使う場合は「何を示したいのか」

パワーポイントでは、スライドに何を載せるのかかなり自由度が高いです。他のオフィスソフトで作ったグラフや、写真や図形といったものも簡単に張り付けられます。

しかし、プレゼンに目的があるように、個々のグラフや図柄にも意味があるはずです。それらを使う場合には、必ず「何を示したいのか」が明確になるように意識しましょう。

よくあるのが、グラフに余計なデータが入り過ぎていて、目立たせたいところが全然目立たない。