日々、何気なく使っている社内メール。目の前に相手がいなくても、用件をきちんと届けてくれますよね。また「言った・言わない問題」を避けるためにも、文章で残るメールでのコミュニケーションは便利なものです。しかし、こんな社内メールが、相手の重荷になってしまうこともアリ!?　こんなときにぜひ実践したいテクニックを紹介します。

■受信するビジネスメール数、なんと1日30通以上!?

電子メールでのコミュニケーションは非常に便利！　しかしだからこそ、メールでの連絡に依存している方も多いのではないでしょうか。一つのメールはわずか数分で目を通すことができたとしても、それが何十通ともなれば……受信者の負担はかなりのもの！　そして2014年のビジネスメール実態調査によると、1日の受信メール数が30通以上にも及ぶ方は、全体の3割以上に上ったのです。メールをチェックして返信するだけで、貴重な仕事時間を数時間費やしてしまう……なんてことも、じゅうぶんに考えられます。

■メッセージは簡潔に。そのために覚えておきたい「タイトルのみ」テク

社内メールの役割は、相手に情報を届けることです。そのために、お互いの時間を浪費するのは、会社にとってもマイナスなこと。できる限り簡潔に言いたい事を伝えましょう。

こんなときにぜひ実践していただきたいのが、タイトルのみで全ての情報を伝える、というテクニックです。「1/20AM11時会議／第二会議室にて」くらいの情報であれば、タイトル欄に全てを記入することができます。相手にとっては、受信メールをいちいち開く手間が省ける、というわけですね。

■そっけない？　だからこそ覚えておきたい「一言」

タイトル欄だけでの情報のやりとりは、確かに便利！　とはいえ最初は、「ちょっとそっけないのでは？」なんて不安になる方も多いことでしょう。こんなときには、本文前やあとに便利な「一言」をつけるのがオススメです。

【表題のみで失礼します】という一文があれば、相手は難なくあなたの意図をくみ取ってくれるでしょう。より完結に【本文なし】とするのも一つの方法です。また慣れてきたら、文章の最後【EOM】とつけるのもアリ。これは【End Of Message】の略。「これにてメッセージは終了です」と知らせているわけですね。

■タイトル欄に入りきらない場合には……？

タイトル欄でやりとりすることを覚えると、いかにメッセージを簡略化するか、すなわち、いかに相手に素早く読んでもらうかを意識するようになります。タイトル欄に入力できる文字数には限界がありますし、あまりにも長いタイトルは敬遠されてしまうでしょう。しかし時には、「どうしてもタイトル欄には入りきらない！」という場合もあるでしょう。こんなときは、メールに頼らず、ほかの手段で情報を伝達することを考えてください。電話をしたり、直接会って話をしたり……。より確実に伝わるはずです。

もちろんこんな方法がとれるのは「社内メール」だからこそ！　くれぐれも「社外メール」で乱用しないようにご注意を。

（ファナティック）