■3：しっかり板書して内容を可視化する

議事録を取るのはもちろん大切ですが、会議の後にまとめた議事録を読まない人は案外多いもの。いちばんの理由は、「読む暇がないから」または「他に優先したいタスクがあるから」。

議事録は記録に残す意味では重要ですが、どんな理由であれ、読まれない議事録を送って情報共有、共通認識を期待しても意味はありません。

では、会議の効率化に板書がどのような効果をもたらすのでしょう。時間も短く、参加者それぞれが準備をしてきている前提で会議に臨んでいるとすると、全員が確実に目的を短時間で果たそうとします。会議の目的を達成することに集中できるのです。

その際、話の内容を端的に可視化することで、参加者の間に共通認識を生むことができます。なんとなくその場にいるだけではなく、参加者の頭のなかにしっかり会議の内容がたたき込めるわけです。

■4：定例会議をやめる

よく、毎週行われる報告会や定例会議が開かれます。しかし、そのほとんどが惰性で開かれており、メールやグループウェアでの共有で十分な場合が多いのです。

明確な議題がない限り、ただ情報共有するだけの会議は減らし、会議の定例化も必要以上に設定しないことがムダな会議を減らすポイントになります。

■5：効率的に進めるためのルールを設定する

ただやみくもに、参加者が好き勝手に思いつきで発言していたら、限られた時間内でまとまるものもまとまりません。

そこで、会議の進め方に以下の3つのルールを設定してみてはいかがでしょう。

（1）意見や結論に反対意見を述べるときは必ず代替案を出す

ただ「気に入らない」、思いつきで「うまくいかない気がする」、そのような根拠のない否定や反対意見をすべて受け入れていたら結論は出ません。必ず代替案を出すというルールを設けることで、議論も意味のあるものに変わります。

（2）発言するときは挙手する

参加者が好き勝手にいいたい放題なのは時間のムダです。