ビジネスでメールを使う場合、宛名の書き間違いに気を配っていますか？　「いつも呼んでいる相手だから間違いっこない」と思っていたり、「手書きじゃないんだから間違えないでしょ」などと思っているなら、もう少し気を引き締めた方が良いでしょう。今回はそんな宛名を書き間違わないための方法を確認しておきましょう。

■まずは名刺を確認！

まず、名前間違いを防ぐ一番基本的な方法から確認しましょう。それは、「名刺を見る」ことです。相手の社名と名前が確実に載っているのが、名刺ですよね。社名では特に、前株なのか後株なのか、カタカナの場合は小文字や「・」などの記号の有無を注意深く見ましょう。名前では、常用漢字以外の漢字かどうか、よく見てみましょう。「高」、「辺」、「広」、「吉」など、ちょっと見ればすぐにわかるものです。

■よく使う相手は単語登録！

よくやり取りをする相手なら、毎回名刺を確認するのは大変です。しかも社名や名前が特殊であればあるほど、毎回キーボードから打ちこむのも大変ですし間違いやすくなります。それを防ぐためには、パソコンの文字入力ソフトを使って単語登録をしておくのが良いでしょう。

代表的な文字入力ソフトは、マイクロソフト社のIMEや、ジャストシステムのATOKです。どちらも単語登録が簡単で、しかも別のパソコンやタブレットでも使えるよう、登録したものをファイルに出力して移動できたりします。ビジネスメールを出先でタブレットやスマートフォンから打つことが多いなら、どちらかに統一しておくと便利でしょう。

■「アドレス帳に登録したから」を過信しない

ところで「メールで登録」と言えば、アドレス帳です。相手のメールアドレスだけじゃなく、社名や名前を登録している人も多いでしょう。でも、登録したときだけ気を付けておけば良いわけではありません。誰かが複数人宛てで送ってきたメールを転送したり、特定の人にだけ返信しようとするときには、自分以外の人がアドレス帳に登録した表示名を使うことになるのです。そうすると、自分だけが気を付けていても、どこかで間違った宛名が入ったメールが送られてしまうこともあります。

どこまで気を付けていれば良いのか、正解はありません。しかし、自分が送って「失礼でない」と思える程度には、毎回確認をするクセを付けた方が良いでしょう。見知らぬところで不快に思われないよう、メールでの宛名の書き方には気を付けたいですね。

（ファナティック）