誠意を伝える！ ビジネスメールでの依頼を成功させる方法 (2/2ページ)
■依頼内容は明確にする
見積もり依頼や、申請書類の処理といった定型業務の場合、メール1本で依頼してマズいということはありませんよね。そんな場合に大切なのは、依頼内容を明確にするということです。もちろんここでも「やってもらって当たり前」という態度は禁物です。あくまで「お願いする」という姿勢は保ったまま、かつ内容をはっきりと述べましょう。
例えば見積もり依頼なら、商品名と数量、納期などをはっきりさせます。講演をお願いするなら、開催日程や場所、人数、謝礼などを明確にして依頼しましょう。漠然とした書き方をしてしまうと、その依頼がどの程度本当のことなのかわかりません。後ほど正式な依頼をもらう前の根回しだと取られることもあるでしょう。
時にはハッキリと言いたくない依頼もあるかもしれませんが、ビジネスでは数字をきちんとさせておくのは大切なことです。お願いしたのにやってもらえていない、いやいや頼まれていない、という問答になるのを避けるためにも、依頼内容は明確にしておきましょう。
■立場が上だからって、偉そうにしない
資料確認なら依頼者の立場が下ですが、見積もりの場合、依頼者はお客さんの立場ですよね。でも、客だからと言って偉そうにして良いわけではありません。大手企業が部品を発注するときなどにありがちかもしれませんが、どんな力関係であってもビジネスの大事な取引先であることに変わりありません。礼儀を尽くして、相手を敬う気持ちを持ちましょう。部品などを供給してくれる会社がなければ、どんな大企業だって成り立たないのですから。
また反対に、中小零細企業だからといって必要以上にへりくだることもありません。依頼されたことを責任を持って実行する、それが大切です。
メールで依頼をするというのは、やり方によっては失礼に当たります。時と場合に応じてさまざまな依頼方法を駆使しつつ、周囲と良好な関係を築いていきたいですね。
（ファナティック）
