社会人としてビジネスをする上で、「納期までに、必要な仕事を終える」ことは重要なことです。もちろん仕事とは、一人でこなすものではありませんから、周囲の協力があってこそ！ 自分の仕事を滞りなく進めていくために、ビジネスメールで「上手に催促する」スキルも必要になるでしょう。そこで今回は、催促のときに使いたいメールテクニックとマナーについてご紹介します。

▼こちらもチェック
思わず返信したくなる!? ビジネスメール返信率UPのコツ

■まずは状況確認

「こっちは急いでいるのに、なかなか相手からメールの返信が来ない！」こんなとき、つい焦ってしまう気持ちはよくわかります。この勢いのままメールを作成すれば、「相手を責める気持ち」がストレートに表れてしまうはず。急いでいるときだからこそ、一度落ち着いて深呼吸をしましょう。

まずするべきなのは、相手の状況を確認することです。あなたが情報を伝達していたつもりでも、まだ相手には届いていない可能性もあります。双方の意識に、すれ違いが起きていることだってあるでしょう。「○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、資料はお手元に届いておりますでしょうか？」と伝えてみてください。相手を責める文章ではありませんが、状況を確認しつつ、穏便にメールの返信を催促することができます。

■やんわりとした口調で

より具体的に催促の気持ちを伝えたいときには、やんわりとした口調を意識しましょう。同じ催促でも「早くして！」と伝えるのと、「早くしていただけると助かります」と伝えるのでは、まったく異なる印象を抱くはずです。また、直接的過ぎる催促の表現はビジネスマナー的にも好ましくありません。焦る気持ちをやんわりとした口調に変換した「定型文」をストックしておくと、スムーズに催促メールを作成することができます。

「納期が過ぎていますから、急いでください」ではなく、「納期が過ぎていますが、その後作業の進み具合はいかがでしょうか。一度状況をお知らせいただけると幸いです」と表現してください。また「催促」を「お願い」へと言い換えるのもオススメの方法です。「お返事をいただけますでしょうか」などと、疑問形を使うことで相手を立てながら上手に催促することができます。

■理由を添えると、より丁寧！

とはいえ、状況的に「絶対に待てない！ これ以上は無理！」ということもあるでしょう。こんなときには、相手にお願いするだけでは不安ですよね。あなたが急いでいる理由を伝えて、相手にも危機感を伝えてください。

「納期が過ぎていますが、その後作業の進み具合がいかがでしょうか。当資料が必要な会議が明日と迫っているため、本日15時までに納品をお願いできますか」とすることで、相手にも「あぁ、本当に期限を延ばせないんだ！」と危機感を抱かせることができるでしょう。催促している理由も伝わりますから、より丁寧な印象になります。

■NGワードはコレ！

最後に、催促するビジネスメールを作成するときに、絶対に使ってはいけないNGワードを紹介します。それが「お時間があるときにでも」や「急いでおりませんので」という言葉です。相手が言葉通りに受け止めて、返信をしてくれないことも考えられます。相手を気遣うつもりが、さらなるトラブルを引き起こしてしまうことも……。ビジネスマナーに気をつけながらも、「返信をお待ちしております」とずばり伝えることで、上手に催促ができるはずです。

基本的なビジネスマナーを守りながら催促の気持ちを上手に伝えられるようになれば、職場の同僚や取引先との人間関係もよりよいものに育っていくはずです。いざというときにスムーズに使えるよう、今回ご紹介したビジネスマナーを押さえた催促メールを書くコツを、しっかり頭に入れておいてくださいね。

（ファナティック）

※画像は本文と関係ありません