納期遅れを防ぐ！ ビジネスマナーを押さえた「催促メール」を書く4つのコツ (1/2ページ)
社会人としてビジネスをする上で、「納期までに、必要な仕事を終える」ことは重要なことです。もちろん仕事とは、一人でこなすものではありませんから、周囲の協力があってこそ！ 自分の仕事を滞りなく進めていくために、ビジネスメールで「上手に催促する」スキルも必要になるでしょう。そこで今回は、催促のときに使いたいメールテクニックとマナーについてご紹介します。
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■まずは状況確認
「こっちは急いでいるのに、なかなか相手からメールの返信が来ない！」こんなとき、つい焦ってしまう気持ちはよくわかります。この勢いのままメールを作成すれば、「相手を責める気持ち」がストレートに表れてしまうはず。急いでいるときだからこそ、一度落ち着いて深呼吸をしましょう。
まずするべきなのは、相手の状況を確認することです。あなたが情報を伝達していたつもりでも、まだ相手には届いていない可能性もあります。双方の意識に、すれ違いが起きていることだってあるでしょう。「○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、資料はお手元に届いておりますでしょうか？」と伝えてみてください。相手を責める文章ではありませんが、状況を確認しつつ、穏便にメールの返信を催促することができます。
■やんわりとした口調で
より具体的に催促の気持ちを伝えたいときには、やんわりとした口調を意識しましょう。同じ催促でも「早くして！」と伝えるのと、「早くしていただけると助かります」と伝えるのでは、まったく異なる印象を抱くはずです。また、直接的過ぎる催促の表現はビジネスマナー的にも好ましくありません。
