先方との大切な打ち合わせ……ちゃんとスケジュールを調整して、日程を決めたのに、駄目になっちゃった！ ビジネスの状況は刻一刻と変化していくものですから、こんなこともあるでしょう。決めておいた日程がダメになったとき、社会人としてすぐにやるべきことは、先方に日程変更の依頼をすることです。こんなときには、どんなメールを作成すれば良い？ 気になるマナーを解説します。

■まず伝えるべきなのは「お詫び」

メールで日程変更の依頼をするときに、まず伝えるべきなのは相手への謝罪の気持ちです。せっかく日程調整していただいたものを、こちらの都合で変更してもらうわけですから、誠心誠意謝罪しましょう。挨拶を終えたら「大変申し訳ございません。○月○日に予定しておりましたミーティングですが、日程を変更させていただけませんでしょうか」と書きましょう。謝罪の気持ちと日程変更依頼という二つの情報を、スマートに伝えることができます。

■改めて候補日を提案する

日程変更を依頼する際には、次の約束を確実にすることも重要なポイントです。間違っても、「再度都合の良い日をお知らせください」なんて、相手に丸投げしてはダメ！ 「商談をする気がないのかなぁ」なんて思われてしまいます。

最初の日程調整では、まず自分からいくつかの日程を提案してみて、相手の意見を伺うのが基本です。日程を変更していただく際にも、これと同じ手順を踏みましょう。3つから5つくらいの選択肢を挙げ、相手に選んでもらいます。もちろん、この提案がすべて相手に却下される可能性もアリ。その場合「もしこれらの日程で難しければ、××様のご都合のよろしい日をお教えください」と付け加えておくのがベストです。

■理由の書き方にも要注意！

日程変更のメールを、より丁寧な印象にするために必要なのが、「日程変更をお願いする理由」を記載することです。予定を変更することは、忙しいビジネスパーソンにとってストレスそのもの。しかしメールに記載した理由を読んで、「あぁ、それなら仕方がないな」と思ってもらえたら、印象ダウンを避けられるはずです。こんな状況で挙げる理由として、ポピュラーなのは「急な出張」です。反対に、「大事な打ち合わせが入って……」というのは厳禁！ 「うちとの予定は重要じゃないのか！」なんて思われてしまいます。

最後に再度謝罪の意を示して、メール作成は完了です。日程変更をお願いするときには、いつもより丁寧な雰囲気を心がけてください。

（ファナティック）

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