大学生に親しみのあるコミュニケーションツールといえば、LINEですよね。でも、ビジネスの場面ではまだまだメールでのやりとりも多いもの。最近はメールを使う場面が減ってきて、社会に出たときに正しくメールを書けるのか不安！ という人もいるのでは？ そこで今回は「わかりやすいビジネスメール」のコツを紹介します。いまのうちから知っておけば、就活のときや社会人になったときに役に立ちますよ。

■件名にひと工夫

ビジネスメールで大切なのは、相手に用件を伝えることです。件名に、「連絡」とだけ記載してメールを送信する人がいますが、これはNG。最悪の場合、大量のメールの中に埋もれたまま発見されない……なんてことも考えられます。

相手にわかりやすいビジネスメールを作成するためには、件名にひと工夫しましょう。「○月○日の打ち合わせ時刻変更についての連絡」とあれば、件名を見ただけで「なぜこのメールが送信されたのか」が理解できます。メール本文を理解しやすくなるのです。

■文章を見やすく！

相手に「わかりやすい！」と思ってもらうためには、文章全体をさっと目を通しやすいスタイルに整えておく必要があります。ほんの少しの工夫で大丈夫。「読みにくさ」を解消できます。

具体的には、まず一文一文を短くすること。句読点を活用しましょう。また、伝える内容によっては箇条書きにしたほうがいい場合もあります。複数の条件や質問を並べる場合には、箇条書きスタイルでスッキリさせましょう。こうすることで、比較検討、もしくは回答しやすくなります。

■文章の構成……過去・現在・未来を意識して

最後に紹介するのは、文章の構成に関するコツです。タイトルやスタイルを整えるのは比較的簡単ですが、文章をどのような流れで作れば人にわかりやすいと思ってもらえるのか。悩む方も多いのではないでしょうか。

こんなときには、ぜひ相手の心を動かす構成を意識してみてください。理解するのはあくまでメールを受け取った側。その気持ちに寄り添うことで、結果的に「分かりやすいメール」ができあがります。そのために意識してほしいのが時系列です。

文章に「過去」「現在」「未来」を組み込みましょう。冒頭の「過去」部分で「先日の打ち合わせ、ありがとうございました」と伝えれば、読み手の意識は自然とそこへと向かうもの。双方の足並みを揃えられます。次に伝えるのは「現在」です。「検討した結果、△△という形で仕事を進めております」と、自分の状況を伝えましょう。そして最後に伝えるのが、「未来」です。現在を元に、将来どうなっていくのかを説明してください。時系列に沿ってメールを作成することで、理解しやすい文章に仕上がります。

わかりやすい文章でビジネスメールを送信できるようになれば、きっと仕事上での評価もアップするはずです。メールを使う機会は会社に入れば必ず増えます。大学生の今だからこそ、ビジネスメールについて学んでみてはいかがでしょうか。

文・ファナティック