社会人になっても役立つマナー！ わかりやすく伝えるビジネスメールのコツ3つ (1/2ページ)
大学生に親しみのあるコミュニケーションツールといえば、LINEですよね。でも、ビジネスの場面ではまだまだメールでのやりとりも多いもの。最近はメールを使う場面が減ってきて、社会に出たときに正しくメールを書けるのか不安！ という人もいるのでは？ そこで今回は「わかりやすいビジネスメール」のコツを紹介します。いまのうちから知っておけば、就活のときや社会人になったときに役に立ちますよ。
■件名にひと工夫
ビジネスメールで大切なのは、相手に用件を伝えることです。件名に、「連絡」とだけ記載してメールを送信する人がいますが、これはNG。最悪の場合、大量のメールの中に埋もれたまま発見されない……なんてことも考えられます。
相手にわかりやすいビジネスメールを作成するためには、件名にひと工夫しましょう。「○月○日の打ち合わせ時刻変更についての連絡」とあれば、件名を見ただけで「なぜこのメールが送信されたのか」が理解できます。メール本文を理解しやすくなるのです。
■文章を見やすく！
相手に「わかりやすい！」と思ってもらうためには、文章全体をさっと目を通しやすいスタイルに整えておく必要があります。ほんの少しの工夫で大丈夫。「読みにくさ」を解消できます。
具体的には、まず一文一文を短くすること。句読点を活用しましょう。また、伝える内容によっては箇条書きにしたほうがいい場合もあります。複数の条件や質問を並べる場合には、箇条書きスタイルでスッキリさせましょう。こうすることで、比較検討、もしくは回答しやすくなります。
■文章の構成……過去・現在・未来を意識して
最後に紹介するのは、文章の構成に関するコツです。タイトルやスタイルを整えるのは比較的簡単ですが、文章をどのような流れで作れば人にわかりやすいと思ってもらえるのか。悩む方も多いのではないでしょうか。
