残業しないと仕事が終わらない。
ギリギリまで粘ってやっているけれど結局成果も出ない。

「時間が足りない」という悩みは現代人の病ともいえる。仕事の効率を上げようと思っても、次々と仕事が降ってくるため、与えられた業務をこなすのでいつも精一杯になってしまう。
しかし、そんな中でも定時に仕事を終わらせ、成果もしっかり出す社員がいる。彼らはなぜ時間に追われることなく、仕事を完遂させられるのだろうか。

元日本マイクロソフト役員で現クロスリバー代表の越川慎司氏はこれまで815社の働き方改革を支援。クライアント企業に協力を仰ぎ、各社の人事評価トップ５％の社員の言動や習慣をAIで分析。そこからあぶりだした彼らの時間の使い方を『AI分析でわかった トップ5%社員の時間術』（ディスカヴァー・トゥエンティワン刊）にまとめている。

では、トップ５％社員と残りの95％社員の違いはどんなところにあるのだろうか？
本書の中から３つ取り上げよう。

分析の結果、トップ５％社員は一人で作業しているとき、「ため息」をついていることが分かったという。それもなんと、95％社員の２．２倍もついているのだから驚きだ。

ネガティブなイメージがある「ため息」だが、呼吸器の専門家によると、深い呼吸の動作で脳のはたらきや精神的な落ち着きをもたらすプラスの効果があるという。仕事に入る前に一度ため息をついて心と体を安定させることは、集中力を増すという意味で理にかなっている。

越川氏は、トップ５％社員は共通して「初動が速い」と述べる。
仕事を受けたら間髪入れずにスタートする。これは業務の時短を達成するために必要不可欠な要素だ。そして、彼らは初動を速めるために、各々が仕事前のルーティンを持っている傾向にある。「ため息」はそのルーティンの一つととらえていいだろう。

時短とセットで出てくる言葉といえば「効率」だ。業務の効率が上がれば仕事の生産性もアップする。そのため、「効率化」が業務改善のスローガンに使われることも多い。