ビジネスメールでは、マナーにのっとった言い回しで用件を伝える必要があります。簡単なようで、実は難しいのが正しい敬語の使い方について。「丁寧に、正確に、さらに素早く用件を把握できること」を意識して、メールを作成してください。メールで使いがちな言葉、「了解」と「承知」、「了承」の違いを、あなたはちゃんと知っていますか？

■了解とは？

「了解」とは、「相手の言っていることを理解し、承認すること」を言います。ざっくりいうと、「あなたの言っていること、理解しましたよ」ということですね。ビジネスメールでは、情報のやり取りをする機会も多いもの。一方通行になってはいけませんから「きちんと伝わっていますよ」という意味で、つい「了解しました」というメールを送信したくなります。

しかし、メールの送信相手によっては、これは大変失礼なこと。部下や気心の知れた相手であればOKですが、上司や取引先の相手には送信しないようにしましょう。「承認」とは、本来目上の人が目下の人に対してする行動ですから、上司のメールに対して「了解」してはいけないのですね。

■了承とは？

「了解」と似ていますが、次は「了承」という言葉の意味についてです。こちらは「相手のメールを承諾する」という意味を持つ言葉です。了解と同じく「メールの内容はわかりましたよ」という意味で使われることが多いのですが、これも上司に対して使うのはNGなフレーズです。相手の言動を承諾するという行動には、どこか上から目線のニュアンスが含まれてしまいます。お客様に対して使うのも失礼に当たります。注意してください。

■承知とは？

最後に紹介するのは「承知しました」という言葉です。ビジネスマナーとして推奨されているのが、こちらのフレーズ。「事情などを知っていること」という意味とともに、相手に対する尊敬の気持ちを伝えることができます。単に「わかりました」と伝えるのも良いですが、「承知しました」と伝えれば、より丁寧な印象になります。「承知しました」と同様に「かしこまりました」という表現も、ビジネスにおける正しい伝え方です。自然に使えるよう、訓練しておきましょう。

「了解」「了承」「承知」……社会人が使うべきメールのフレーズは「承知しました」です。それぞれの違いを頭に入れた上で、状況別に正しい言い回しをしてくださいね。

（ファナティック）