就活中に企業の人事担当者から電話がかかってくることがあります。「あ、会社からだ」とわかった瞬間に緊張するでしょうし、緊張から思わず変な言葉遣いをしてしまうかもしれません。いざというときのために、人事から電話がかかってきたときの対処法を押さえておきましょう。

就活生でも、人事からの電話にはきちんとビジネスマナーを守った対応をしておきたいものですね。就活で電話を受けたときは、最低でも以下の点はできるようになっておきましょう。

＜就活の電話のマナー＞

●電話に出るときには「はい。○○です」と自分の名前をきちんと言うこと
●はきはきと話すこと
●あいさつをしてから話を始めること
●敬語を使うこと
●電話を切る際には「失礼いたします」などの言葉を添えること

まず電話に出るときに「はい」だけの人がいますが、これはいけません。誰が電話に出たのかを明らかにしないと、かけた人が「○○さんですか？」と聞かないとならないですね。企業に入社したら、電話は「はい。株式会社□□□でございます」と出るように教育されるでしょう。個人の場合でも、電話を受けたらまずは名乗るのが基本です。

また、電話に出る際に「もしもし」と言う人がいますが、これもNGです。もしもしは問い掛けの言葉で、電話を受けて第一声が「もしもし」なのはマナー的にも正しくないのです。「もしもし」と言って電話に出る習慣があるのなら、就活生のうちに直しておくのがいいでしょう。

では、次は就活生として人事から電話を受けた際の応答サンプルをご紹介します。

＜人事から電話を受けた際の対応例＞

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あなた「はい。○○です」
人事担当者「株式会社□□□の△△△と申します。▲▲▲大学の○○さんでいらっしゃいますか？」
あなた「はい。私です。こんにちは」
人事担当者「こんにちは。先日は説明会に参加していただき、ありがとうございました」
あなた「いえ、こちらこそ貴重な時間を賜りありがとうございました」

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このように、「はい。○○です」と言って電話に出て、「こんにちは」とあいさつをきちんと入れます。またきちんとした敬語を使うのを忘れないようにしましょう。
また、電話で二次面接の日時の連絡をしてもらった場合には、それをメモに控える必要があります。

人事担当者「……二次面接の日時と場所をお知らせしたいのですが」
あなた「では、控えますので少しお待ちいただけますか」

といった応え方をして、ペンとメモ帳を用意しましょう。用意ができたら、

あなた「……では、お願いします」

と言ってメモを取りましょう。終わったら、

あなた「復唱させてください」

と言って、連絡内容を確認します。

あなた「○月×日、15時に御社に伺えばよろしいのですね？」

といった具合です。「復唱させてください」「復唱いたします」は、先方からの連絡を確認するのに便利な言葉です。ぜひ覚えておきましょう。そして電話の終わり方にも注意してください。

人事担当者「では、当日お待ちしておりますのでよろしくお願いいたします」
あなた「かしこまりました。では○月×日15時に伺います。ご連絡ありがとうございました。失礼いたします」

というふうに、電話連絡への感謝の言葉を述べ、上記のとおり「失礼いたします」と言ってから電話を切りましょう。企業に入社してからもかなり場数を踏まないと電話の応対には慣れないものです。しかし、就活で電話応対するときは、人事担当者に悪印象を与えることのないよう、上で挙げたポイントだけは最低限こなせるようにしましょう。

(高橋モータース＠ｄｃｐ)