無駄な会議は誰しもやりたくないもの。
ニュースサイト『しらべぇ』の調査では、全国20代～60代の男女1,353名のおよそ3割が「会議に意味はない」と思っていることが明らかになっています。
割り切って会議に参加するほうが、精神衛生上はよさそうです。
ただ、以下の6つを習慣化することで、無駄な時間を減らすことはできます。ストレスを感じている人は、普段の会議でどれだけできているのか確認してみましょう。
■1：アジェンダをしっかり明確に決める
その会議では、いったいなにを話し合う必要があり、なにを決定する必要があるのでしょう？ 会議をセッティングするからには、確実にその目的を果たさないと時間のムダになってしまいます。
時間に対して、あまり多くのアジェンダを設定しても、結局話せなかったということになってしまいます。そこで確実に決めたいこと、話し合って結論を出したいことなどを絞りましょう。その上で、必要なメンバーだけを集めて話し合うことが、会議をより効率的なものにします。
■2：1回の会議を15分単位で設定する
人数やトピックに関わらず、感技は1時間単位で設定しがちです。1日に何種類もの会議が1時間単位で詰まっていたら、当然自分のタスクをこなす時間を確保できなくなるでしょう。
そこで提案したいのが、内容と人数によって会議にかける時間を柔軟に変えることです。かつて私は、1回の会議を15分単位で設定することを試みたことがあります。その際、アジェンダは1つか2つに絞り、必ず事前に参加者にアイデアや提案を持ち寄るようお願いした上で会議に臨みました。
人数も10人以下であれば、多くの場合15分、30分程度で十分だと実感できました。事前にアジェンダをメンバーに伝え、準備をしておくことで、会議の時間を有効に使うことができるようになり、残業も減っていきました。会議を考える時間にしないことが重要です。
1つ気をつけたいのは、参加者に外国人もいる場合。そんなときには通訳が入ることもあるので、少し余裕を持って設定したほうがいいです。