●来客中に急用が入ったときの伝え方

来客中の上司や同僚に至急の用件が入った場合、どうやって伝えるのが正しいのでしょうか?

1 静かにノックしてから入室し、小声で用件を伝える

2 そっとドアをあけ、上司(同僚)にアイコンタクトをとり、外に出てきてもらう

3 用件を書き記したメモを持ち、ノックしてから入室。「お話し中失礼いたします」とひと言断りを入れてから、上司(同僚)にメモを見せる

答えは3です。些細な内容だとしても、用件は必ずメモに書いて伝えましょう。ノックが必須であることは言うまでもありません。

そんなつもりも悪気もなくても、情報は些細なことでもれてしまう可能性があります。

また、情報漏えいは社内だけで起きているわけではありません。たとえば、気のおけない同僚同士での飲み会の際など、周囲を気にせずに大きな声でしゃべってしまっていることもよくあります。息抜きとはいえ、会社や上司の愚痴を筆頭に、担当している仕事やプロジェクトの話など、社外にもれると都合の悪いこともあるので重々注意しましょう。

また、酔っぱらって資料の入ったカバンを忘れてきたとか、紛失してしまったというケースもあります。資料は社外に持ち出さないルールの会社も少なくないのですが、そのような決まりがない会社であっても自主的に気を付けましょう。

文・鈴木ゆかり