■4：不毛な会議はメールで済ませる

一度会議をしてみて、あまりに不毛で生産性の低い会議だと感じた場合、どちらからともなく次回からメールで行うように提案されることもあります。

こうすれば空いた時間にチェックできますので、時間効率の上で優先順位などが変わります。

顔を突き合わせる会議では時間を取られることでも、メールなら好きなときにチェックすればいいので、時間の使い方が効率化されて双方にメリットがあります。

外資系はストレートにものをいう人も多いので、不毛な会議が繰り返されている場合は、はっきり「メールにして！」と伝える人も多いのだとか。余計な会議をしないようにして相手の時間も大切にしたいものですね。

■5：会議前に根回しをしない

日本の会議でよくあるのがこれ。事前の根回しが重要で、会議で話すときにはすでに結論が出ているというやつです。外資系の企業の会議では、激論が交わされるため裏でコソコソ根回しをすることはありません。

もちろん会議の議題についてあらかじめ話し合うことはあるのですが、根回しまではいきません。

こうした日本独特の文化にはいい面もありますが、壮大な時間の無駄を産んでしまいます。根回しだけで物事が決まるのであれば会議は必要ありません。会議は意思決定を行う場所。根回しは時間の浪費を有無だけなのです。

■6：会議の目的を明確にしてそれを全員が理解する

アメリカの新進気鋭コンサルタント、アル・ピタンパリ氏が提唱する「モダンミーティング」7つの原則で強調されているのがこの点。

ブレイン・ストーミングが目的なのか、なにかを決定したいのか、ただ報告を全体に回したいのか、会議には目的が必要です。

ピタンパリ氏は、『日経Bizアカデミー』で「目的をしっかり立てること、つまり、会議の目的とはなにかについて、根本的に皆が理解すること、あえて皆が集って会議を実施するに値する問題とは何であるかを、メンバー全員がしっかり理解すること、これこそが、私が一番伝えたいことなのです」と主張しています。