焦る気持ちをやんわりとした口調に変換した「定型文」をストックしておくと、スムーズに催促メールを作成することができます。

「納期が過ぎていますから、急いでください」ではなく、「納期が過ぎていますが、その後作業の進み具合はいかがでしょうか。一度状況をお知らせいただけると幸いです」と表現してください。また「催促」を「お願い」へと言い換えるのもオススメの方法です。「お返事をいただけますでしょうか」などと、疑問形を使うことで相手を立てながら上手に催促することができます。

■理由を添えると、より丁寧！

とはいえ、状況的に「絶対に待てない！ これ以上は無理！」ということもあるでしょう。こんなときには、相手にお願いするだけでは不安ですよね。あなたが急いでいる理由を伝えて、相手にも危機感を伝えてください。

「納期が過ぎていますが、その後作業の進み具合がいかがでしょうか。当資料が必要な会議が明日と迫っているため、本日15時までに納品をお願いできますか」とすることで、相手にも「あぁ、本当に期限を延ばせないんだ！」と危機感を抱かせることができるでしょう。催促している理由も伝わりますから、より丁寧な印象になります。

■NGワードはコレ！

最後に、催促するビジネスメールを作成するときに、絶対に使ってはいけないNGワードを紹介します。それが「お時間があるときにでも」や「急いでおりませんので」という言葉です。相手が言葉通りに受け止めて、返信をしてくれないことも考えられます。相手を気遣うつもりが、さらなるトラブルを引き起こしてしまうことも……。ビジネスマナーに気をつけながらも、「返信をお待ちしております」とずばり伝えることで、上手に催促ができるはずです。

基本的なビジネスマナーを守りながら催促の気持ちを上手に伝えられるようになれば、職場の同僚や取引先との人間関係もよりよいものに育っていくはずです。いざというときにスムーズに使えるよう、今回ご紹介したビジネスマナーを押さえた催促メールを書くコツを、しっかり頭に入れておいてくださいね。

（ファナティック）

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