社会人には欠かせない！ 仕事の報告書・レポートをまとめる際のコツ3つ (1/2ページ)
新社会人にとって、「研修」とは大切な学びの場所です。そこで何を学んだのか、報告書にして上司に提出することも少なくありません。このほかにも、セミナー受講報告書や検査結果報告書、業務の進行状況に関する報告書やレポート……こうした書類を提出するときに、気を付けるべきポイントとマナーについて紹介します。
■まずは報告書を作成！
報告書を作成する目的は、「情報を相手にきちんと伝えること」です。ビジネスにおいて、情報共有は必須！ 「ただなんとなく、わかってもらえるだろう」という甘えは、捨てなくてはいけません。とはいえ、その仕事に携わっている人全員が同じ経験をできるわけではありません。こんなときに活躍してくれるのが、各種報告書、レポートとなるわけですね。
だからこそ、報告書を書くときにはわかりやすさを重視しなければいけません。レポートの場合、自分の思ったことを比較的自由に描くことができます。報告書の場合、書式が決められていることも多いので、それに沿って作成してください。また、他人が理解できる文章を書くためには、文章力も必要です。自分で書いた文章を、客観的に読み返してみると良いでしょう。また「結論⇒理由という流れを意識する」「一文を短くする」などの工夫で、読みやすい報告書になります。
■提出の方法は？
報告書やレポートを作成したら、素早く提出する必要があります。こんなときには、メールを使うのが便利です。メール本文が報告書になっているケースもあれば、別途添付ファイルにて送信するケースもあるでしょう。どちらの場合も、メールの本文で「報告書であること」を明記してください。
また、メールを送信した後にも注意が必要です。大切な報告書は、相手に見てもらわなければ意味がありません。
