サークル・委員会の広報担当必見！ 企業にメールを送るときのポイント4選 (1/2ページ)
サークルや委員会に所属しているみなさんは、活動していくなかで企業の方とやりとりをする機会がある人も多いのでは？ そんなとき、友だちに送るような感覚のメールは相手に失礼です。ビジネスメールは慣れていないと敬語の使い方など苦戦することも多いもの。文章も硬くなりがちです。そこで今回は大学生のために、ここだけは抑えておいてほしいビジネスメールのポイントを紹介します。
■文章だけでは感情が伝わらない
メールで使われる言葉はいわゆる「書き言葉」です。話し言葉と違って、かしこまった表現を多く使います。同じ言葉でも話し言葉と書き言葉では受け取る側の印象が変わってきます。ビジネスメールでは、当たり前ですが顔文字などの感情を表現する記号は使いません。そのため、普通に文章を書き進めていると硬い表現の言葉ばかりになり、話し言葉よりも冷たい印象を相手に与えてしまいます。
■依頼するときは「お願い」や「問いかけ」の言葉で
相手に添付した資料の確認などを依頼するようなときに「確認してください」などとメールに書いていませんか？ これだと相手にいい印象を与えません。「～してください」という言葉は「命令口調」とも思われてしまうので、代わりに「ご確認をお願いいたします」「ご確認頂けますか？」のように「お願い」や「問いかけ」の文章にすると、和らいだ表現になります。
■感情が伝わるような「クッション言葉」を添える
例えば相手から依頼されたことについて、どうしてもできない場合はどのように返信メールを書きますか？ そのまま「できません」と言い切ってしまうと「断定口調」になってしまい、相手もいやな気持ちになってしまいます。そんなときは「大変残念ですが」「心苦しいのですが」などの「感情を伝えるクッション言葉」を入れましょう。これだけで印象がだいぶ違います。
