その際に最も重要になるのが冒頭部分で全体の趣旨がわかるようにすることです。全体のダイジェストを冒頭に置いておくと、メールを開いたらその部分は少なくとも読んでもらえます。そして、詳細について参照しやすく構成を練っておくと、興味があれば詳細な内容まで読み進めてくれるでしょう。動機付けに必要になるのがダイジェストであり、まず冒頭に数行で記載するのを心がけましょう。挨拶メールではまだ互いの理解が進んでいない状況なので、労力を割いてまで読んであげようと考える人はあまりいません。気軽に短時間で読み、内容を理解できるようにする工夫を怠らないのが成功につながるポイントです。その基本としてダイジェストをつける点を忘れないようにしましょう。

■HTML方式は避ける

挨拶メールを送る際に意外に相手にマイナスイメージを与えてしまうのが、HTML形式で用意したメールを送るという行為です。デフォルトの設定がHTML形式になっていることも多く、ついうっかり挨拶メールをHTML形式で送ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。HTML形式でのメールは受信にも表示にも時間がかかり、パソコンやスマートフォンのメモリも多く消費してしまうというデメリットがあります。確かにインパクトのある情報伝達手段としてHTMLは有効ですが、読み手にとって必ずしもメリットがあるわけではありません。広告メールと勘違いされて無視されたり、ソフトやサーバー側で迷惑メールとして処理されたりしてしまうリスクも高まる可能性も。相手に負担をかけないだけでなく、そういったシステムによる影響を受けにくくするためにも最初はテキスト形式で挨拶をするようにしましょう。

挨拶メールでいきなり画像ファイルやエクセルファイルを送るケースはまれですが、画像などを用いて説明が必要になった場合にも、HTML形式でメール本文に貼り付けることは避け、添付ファイルとして扱うようにした方が無難です。リスク回避の考え方から重要になるのがテキスト方式の利用なのです。

■添付ファイルの名前と大きさに配慮する

HTML形式を避けた場合に画像を送りたいとなると添付ファイルが必要になります。