社会人が文書作成によく使うソフトと言えば、マイクロソフトオフィスのワードでしょう。報告書や案内書、論文など文書作成には欠かせないソフトです。そこで今回は、ワードを使う際の便利機能を社会人に聞いてみました。知らなかったものがあればぜひ取り入れて、文書作成の効率化につなげましょう。

■見やすいワード資料を作成するコツ

・ヘッダーフッダー。見出しに最適（女性／24歳／小売店）
・箇条書きにしたい場合や段落番号をつけたいときにキーボード操作でできる。箇条書きの場合は、＊（アスタリスク）を入力＋スペースキー。先にレイアウトを作成したりするときに便利な機能で、先輩に裏技として教えてもらった（男性／25歳／金融・証券）

ワードで資料を作成する場合、最初にレイアウトを大まかに考えておくとよさそうです。見やすい文書にするコツは、長い文書ほど統一感を出す必要があるでしょう。ヘッダー・フッターなどを使って、“いま、何の資料のどの位置なのか"を分かりやすくしておくといいですね。

■作業中の移動に便利

・「Ctrl＋Shift＋End」で、文末まで一気に選択が可能。いちいち、ドラッグをしなくてもいいから（男性／26歳／自動車関連）

文書作成中には、いろんなところを行ったり来たり、修正しながら仕上げていくでしょう。そんなときのためのショートカットを知っておくと、効率的に作業が進みます。人の作ったワード資料を見てもこのようなコツは分からないので、身近にうまい人がいれば教えてもらったり、自分で調べて学んでいくしかありませんね。

■ctrlキーを使ったショートカット

・Crtlを押しながらZを押すと一つ前の文章に戻せる。連続で戻せるので、一度に戻したいときに便利（男性／26歳／その他）
・ctrl＋Eで中央揃え。中央揃えをする機会が多かったから（女性／20歳／建設・土木）
・Ctrl＋F1で、リボンの表示と非表示を切り替える。シンプルで、見やすくなる（女性／25歳／その他）

ショートカットキーの中で最も覚えやすいのが、ctrlキーを使ったものでしょう。特にワードには、ワード特有の機能にショートカットが割り当てられていることも多いです。自分がよく使うショートカットを覚えたり、よく使うメニューをよく使う場所に表示させたりと、ワードが使いやすくなるようにソフト自体をカスタマイズしていくと良いですね。

■制約の多い文書を作成するときには

・文字カウント。文字制限のある文章などを書くときに便利。空白の扱いなど細かい設定もできる（男性／26歳／食品・飲料）

ワードで作成する資料には、「こうしなさい」とか「こうしてはいけない」といった制約があることも多いもの。文字数制約には文字カウントを使ったり、特殊な文言は検索・置換で一括変換したりと、間違いのない確実な作業ができるようにしたいですね。

■見た目を美しくする工夫

・エクセルから表を貼り付ける際に、図としてコピーする。そのままコピーすると、改行や周りの行に影響を受けて、表の中の数字がバラバラになってしまうから（女性／22歳／小売店）
・SHIFT＋ALT＋スペースをおすと、つなぎスペースになり行末で英数半角文字が離れない。単語数制限で文字が次行に行くことを避けることができる（男性／40歳以上／医薬品・化粧品）

他人の作ったワード資料を見て、「見づらい」と思うことがありますよね。そんなときには、なぜ見づらいのか、どうすれば避けられるのかを自分に置き換えて考えてみるといいでしょう。資料を作りながらうまくいかないときには、普段使わないメニューにも目を向けてみると、新たな使い方を知ることができるかもしれません。

■読む人のための機能

・読み仮名をつけられる機能。外国人に資料見せるとき便利（男性／27歳／マスコミ・広告）

ワードの資料は、誰かに読んでもらうための文書であることが多いです。作成者である自分の美的センスだけでなく、読む人のためのやさしい気遣いも忘れてはいけません。いったん資料作成が完了したら、読む人の立場に立って新鮮な目で見てみることも大切でしょう。

マイクロソフトオフィスのワードは、日本人にとってとても使いやすく工夫された文書作成ソフトの一つです。読みやすい文書作成を効率的に進めるためには、さまざまな便利機能を知って、使いこなすといいでしょう。普段からワードをよく使う人は、ぜひ便利機能をモノにしていくといいですね。

（ファナティック）

マイナビ学生の窓口調べ
調査日時：2016年10月12日～2016年10月13日
調査人数：社会人男女405人（男性204人、女性201人）