次は日程調整をしなければなりません。大人数でイベントを企画する際、一番厄介なのがこの日程調整です。

予定を早く決めたいのにみんながなかなか予定を答えてくれない、といった経験がある人も多いのではないでしょうか。重要なことは予定の回答期限をしっかりと決めることです。回答期限が近づいてきたらグループLINEでリマインドをする、回答期限を過ぎても答えてない人には個人チャットで催促するなど、細かいフォローを欠かさないようにしましょう。

日程調整ですが、私は主にLINEスケジュールと伝助を併用しています。どちらも〇をつけた人の数が一目でわかるようになっており、とても使いやすいです。また、後者は同じ日でも昼や夜を分けて候補を作ることができるので、より細かい日程の調整が可能です。

ただ残念なことに、どんなに苦労して日程を調整しても全員が来れる日があるとは限りません。もし来れない人が出てきてしまった場合は、次の企画にはぜひ来てほしい旨をしっかり伝えましょう。

ステップ3　予約

当日のイベントを円滑に進めるためにも予約は欠かせません。この人数なら大丈夫などとは思わないほうがよいです。また、直前でのキャンセル者が出た場合に備えて、予約人数の変更は可能かどうかも確認しておきましょう。

食事会などの場合、特に幹事のセンスが問われてきます。インターネットや友達の意見をフル活用して会の雰囲気に合ったお店を選ぶようにしましょう。インターネットで予約ができるお店も増えていますが、予約人数が変わる可能性がある場合はお店の人とニュアンスを共有しておくためにも電話での予約のほうがよいでしょう。

ステップ4　当日の動き

当日は幹事の指示にみんなが従うことになります。集合時間と解散時間の場所、かかるお金と回収方法などはあらかじめLINEなどで参加者全員に共有しておきましょう。

食事をする場合は、お店の人と直接やりとりする(ラストオーダーを知らせるなど)のは幹事なので、通路側に座るなどして動きやすい場所に常にいるようにしましょう。ですが、幹事だって楽しまなきゃ損です。いざイベントが始まったら、周りに気を配りつつ思いっきり楽しんじゃいましょう！

まとめ

幹事のポイント、いかがだったでしょうか。もちろん、幹事は大変ですし、責任もあります。ときにはイベントを中止にする決断を迫られることもあります。私も台風の接近により旅行の企画を中止にしたことがありました。しかし、幹事としてイベントを成功させたときは、大きな充実感を得ることができます。みなさんもぜひ積極的に幹事を引き受けてみてください！。

文・高晃