こんにちは、横浜国立大学1年の高晃です。

早いものでもう2017年になりました。冬は新年会を始めとしてさまざまなイベントが目白押しですよね。しかし、いざ友達とどこかへ行こうとなると、予定の調整が意外と大変です。そんなとき、予定を決めるのは幹事の仕事。この記事では、幹事の流れや、みなさんがこれから幹事をする際に少しでも参考になるようなポイントを紹介していきたいと思います。

幹事の流れ

ステップ1　企画の立ち上げ

まずこれがないと、企画そのものが始まりません。グループやサークルの何人かで遊びに行く話が出たら、すかさず幹事に立候補してしまいましょう。

幹事を任されたら、次は参加者集めのための告知です。このときに遠慮してはせっかくの楽しいイベントなのに参加率が下がってしまいます。参加候補者がいるサークルの全体LINEグループなどに「！」を多用するような勢いのある文章で告知してしまいましょう！

ここでのポイントとして、投稿が流れて行ってしまった後からでもすぐに内容を確認してもらえるよう、LINEグループならノートのような情報をストックできる場で告知しましょう。また参加を希望する人には「いいね」のスタンプを押してもらうなどするとよいでしょう。参加者が参加の意思を気軽に伝えられるように指示を出していくことが重要です！ 反応の期限は短めに設定し、少しでも参加したい気持ちがある人にはスタンプを押してもらうようにしましょう。

ステップ2　日程調整

ステップ1で参加したい人が集まったら、イベント用のLINEグループを作ってしまいましょう。次は日程調整をしなければなりません。大人数でイベントを企画する際、一番厄介なのがこの日程調整です。

予定を早く決めたいのにみんながなかなか予定を答えてくれない、といった経験がある人も多いのではないでしょうか。重要なことは予定の回答期限をしっかりと決めることです。回答期限が近づいてきたらグループLINEでリマインドをする、回答期限を過ぎても答えてない人には個人チャットで催促するなど、細かいフォローを欠かさないようにしましょう。

日程調整ですが、私は主にLINEスケジュールと伝助を併用しています。どちらも〇をつけた人の数が一目でわかるようになっており、とても使いやすいです。また、後者は同じ日でも昼や夜を分けて候補を作ることができるので、より細かい日程の調整が可能です。

ただ残念なことに、どんなに苦労して日程を調整しても全員が来れる日があるとは限りません。もし来れない人が出てきてしまった場合は、次の企画にはぜひ来てほしい旨をしっかり伝えましょう。

ステップ3　予約

当日のイベントを円滑に進めるためにも予約は欠かせません。この人数なら大丈夫などとは思わないほうがよいです。また、直前でのキャンセル者が出た場合に備えて、予約人数の変更は可能かどうかも確認しておきましょう。

食事会などの場合、特に幹事のセンスが問われてきます。インターネットや友達の意見をフル活用して会の雰囲気に合ったお店を選ぶようにしましょう。インターネットで予約ができるお店も増えていますが、予約人数が変わる可能性がある場合はお店の人とニュアンスを共有しておくためにも電話での予約のほうがよいでしょう。

ステップ4　当日の動き

当日は幹事の指示にみんなが従うことになります。集合時間と解散時間の場所、かかるお金と回収方法などはあらかじめLINEなどで参加者全員に共有しておきましょう。

食事をする場合は、お店の人と直接やりとりする(ラストオーダーを知らせるなど)のは幹事なので、通路側に座るなどして動きやすい場所に常にいるようにしましょう。ですが、幹事だって楽しまなきゃ損です。いざイベントが始まったら、周りに気を配りつつ思いっきり楽しんじゃいましょう！

まとめ

幹事のポイント、いかがだったでしょうか。もちろん、幹事は大変ですし、責任もあります。ときにはイベントを中止にする決断を迫られることもあります。私も台風の接近により旅行の企画を中止にしたことがありました。しかし、幹事としてイベントを成功させたときは、大きな充実感を得ることができます。みなさんもぜひ積極的に幹事を引き受けてみてください！。

文・高晃