メールを確実に読んでもらう秘訣とは？

気になる企業で働く人のリアルな情報を集める「OB・OG訪問」。就活生の訪問申し込みが始まる時期だけれど、「相手が社会人だけにメールの送り方が分からない......」と、迷いのある人も多いのでは？ そこで今回は、社会で通用するためのメールマナーをご紹介。

まずはメールアドレスのチェックから。プライベートの趣味や自分のニックネームが目立つアドレスはビジネスシーンには相応しくない。就活生としてOBにきちんとした印象を与えたいなら、社会人のルールを取り入れるのが一番だ。社会人のアドレスはたいていフルネーム、もしくは「名前の頭文字＋名字（山田太朗＝「t.yamada＠～」など）。プライベート用のメールアドレスしか持っていない人は、この機会にこのルールに則った新アドレスを取得してみては。

次に、実際にメールのやり取りをする際のマナーについて。基本的には相手がメールを受け取ったとき、ストレスなく読めるようにしておくことが大切。その辺りのポイントをAll Aboutガイドの見舘好隆(みたて・よしたか)氏に整理してもらった。

「まず、メールの差出人名を『山田太朗』『YAMADA TARO』など、フルネームで登録しましょう。次に、件名もメールの内容および発信者が分かるよう、『先輩訪問のお願いについて（○○大学・山田）』などと記入することも忘れずに。社会人は毎日、非常に多くのメールを処理します。そのような状況において、差出人の名前があいまいなメールは大量の受信メールに埋もれる可能性があるので、相手がメールを一目見て理解できるようにしておくことが重要です」

確かに受信メールで最初に目に入るのは「差出人」と「件名」。この点は今一度しっかり意識しておきたい。メールを送る際は、差出人をフルネームに変更し、件名に用件と自分の名前を必ず入れるよう心がけよう。

【メール見本例】

メール開封前の注意点を理解したところで、続いてメール開封後のポイントをチェック。引き続き、見舘氏に解説してもらおう。

［1］相手のメールアドレスを「◯◯様」という形で登録する
相手が受信メールを開いた際、「宛先」の欄にあなたのアドレス帳に登録している名前が表示されます。そこで社会人にメールを送る際は、一度、相手の連絡先をあなたのアドレス帳に入力し、「◯◯様」という形で登録してから送信しましょう。

［2］本文に文字化けをしやすい文字を使用しない
本文に文字化けの原因となる文字を使わないようにしましょう。「半角カタカナ」や「丸で囲った数字」、「株式会社マーク」といった機種依存文字はNGです。これらを使用する場合は変換キーを用いず、手入力しましょう。

［3］HTML形式（リッチテキスト）によるメール送信も控える
受信相手の画面でテキストが崩れて表示される可能性のある、HTML形式（リッチテキスト）によるメール送信も控えてください。これは、たとえばGmailなら、メール作成フォーマットの装飾ボタンの脇に「テキスト形式」とありますので、ここをクリックしてHTML形式を選ばなければ大丈夫です。

［4］1行の文字数を全角35文字以内に収める
本文の一行が長くなると非常に読みにくくなります。読みやすくするには、1行の文字数を全角35文字以内におさめ、ちょうどよい文節で改行しましょう。

［5］氏名、連絡先を入れた署名を用意する

折り返しの連絡を待つ姿勢として、氏名・学校名・住所・電話番号・携帯番号・メールアドレスを文章の最後に記載する配慮も忘れないようにしましょう。署名はメールソフトで簡単に設定できます。

う～む、いろいろポイントが挙がったけど、みなさん、どのくらいクリアしていただろうか？ 内容的に「全部覚えるのは骨が折れるなぁ......」と思った人もいたのではないかと思う。

ただ、基本的にはどれもメールをいかに見やすくなるかということを意識しているので、その配慮さえあれば決して難しいことではないはず。ルールの多さにめげずに大人のメールをマスターし、他の就活生に差を付けよう！

文：下元陽（BLOCKBUSTER）2010/11/02更新

見舘好隆（みたて・よしたか）
北九州市立大学キャリアセンター准教授。若年者のキャリア形成を心理学や経営学・教育学などの見地を交えて研究する傍ら、All Aboutのガイドとしても活躍している。