4月の入社・転職シーズンを終え、いよいよ具体的な業務についた方も多いはずだ。新たな職場環境において業務を円滑に進める上で欠かせない存在が「マニュアル」である。日常生活やビジネスのあらゆる場面で活用されているマニュアルは、当たり前の存在として見過ごされがちであるが、その本来の意味や作成目的を正しく理解している人は決して多くない。
一部の企業では、業務マニュアルや社内マニュアルが形骸化しており、結果として従業員一人ひとりの経験や属人的なスキルに依存した業務運営がなされている現状がある。
マニュアルとはそもそも何か。その活用によって得られるメリットとは何か。逆に、マニュアルに頼ることによるデメリットは存在するのか。現代の業務環境において、本当に必要なものなのか――。
こうした疑問に対し、マニュアル作成・整備の支援を専門とする株式会社フィンテックスが、実務経験を踏まえた視点から解説してくれた。
―「マニュアル」とは何でしょうか
マニュアルは機械や道具、アプリケーションなどの使用説明書という意味と、作業手順をまとめたものという意味があります。読んだ人、見た人が全員同じレベルでやるべきことができるように、一定の成果を出せるようにした文書です。
―マニュアルはどういった目的で作成されるのでしょうかマニュアルを作成するのは、作業効率を上げるためです。
ルールや手順、判断基準を明確にしておけば、個々がその時々で対応や判断に困りません。
たとえばどの企業にも必ずある営業活動。もしもマニュアルがなければ、見込み客の獲得・提案の仕方・商談準備・契約手順・アフターフォローなどの流れについて、営業職員が一致しないことになります。